Tietosuojaseloste

Varastohallinta-palvelu — laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR, 2016/679) mukaisesti

1. Rekisterinpitäjä ja soveltamisala

Tämä tietosuojaseloste koskee Northdevlabin (jäljempänä "Northdevlab", "me") tarjoamaa Varastohallinta-verkkopalvelua (jäljempänä "Palvelu"), jota käytetään osoitteessa varastonhallinta.paikallinenyritys.fi. Selosteessa kerromme, mitä henkilötietoja Palvelun käytön yhteydessä käsitellään, mihin tarkoitukseen ja millä perusteella, kenelle tietoja voidaan luovuttaa sekä mitkä oikeudet rekisteröidyllä on.

Rekisterinpitäjän tiedot:
Northdevlab
Sähköposti: info@northdevlab.com

2. Kaksi eri roolia: rekisterinpitäjä ja käsittelijä

Varastohallinta on yrityksille (jäljempänä "Asiakasyritys") suunnattu varastonhallintajärjestelmä. Tämän takia Northdevlabilla on henkilötietojen käsittelyssä kaksi erilaista roolia:

• Rekisterinpitäjänä käsittelemme Palvelun omia tili- ja käyttötietoja: Asiakasyrityksen käyttäjätilien tietoja (esim. nimi, sähköposti, rooli), laskutustietoja ja Palvelun käytöstä syntyviä lokitietoja (esim. kirjautumiset, IP-osoite, toimintaloki). Tästä osasta kerrotaan tarkemmin kohdissa 3–10.
• Henkilötietojen käsittelijänä käsittelemme sitä sisältöä, jonka Asiakasyritys itse tallentaa Palveluun omaa liiketoimintaansa varten — esimerkiksi tuotteiden, tilausten tai toimittajien tietoja, jotka voivat sisältää yksittäisten yhteyshenkilöiden nimiä, sähköpostiosoitteita tai puhelinnumeroita. Tämän sisällön osalta rekisterinpitäjä on Asiakasyritys itse, ja Northdevlab toimii ainoastaan teknisenä käsittelijänä (vrt. GDPR 28 artikla). Asiakasyrityksen tulee huolehtia, että sillä on peruste tallentaa Palveluun näitä tietoja, ja tiedottaa niistä omia rekisteröityjään oman tietosuojaselosteensa mukaisesti.

3. Mitä henkilötietoja käsittelemme

Tilin ja käyttäjän tiedot (kun luot tilin tai sinut kutsutaan Asiakasyrityksen tiimiin):

• nimi ja sähköpostiosoite
• salasana (tallennetaan aina salattuna/hashattuna, ei koskaan selväkielisenä)
• käyttäjärooli ja yritys/tenant-tiedot (esim. yrityksen nimi)
• sähköpostin vahvistustila

Palvelun käytöstä syntyvät tiedot:

• kirjautumis- ja istuntotiedot (mm. IP-osoite, selain/laiteinformaatio, evästeet)
• toimintaloki: Palveluun tallennetaan tapahtumia siitä, kuka teki mitä ja milloin (esim. tuotteen lisäys, käyttäjän kutsuminen, asetusten muutos). Tapahtumaan liitetään tekijän nimi, sähköposti, IP-osoite ja aikaleima. Tämä tehdään tietoturvan ja väärinkäytösten selvittämisen vuoksi.
• tukipyynnöt ja niihin liittyvä viestintä

Laskutustiedot (kun maksullinen paketti otetaan käyttöön): laskutusosoite ja -yhteystiedot. Maksukortin tietoja ei tallenneta omiin järjestelmiimme, vaan niitä käsittelee valittu maksunvälittäjä.

Asiakasyrityksen itse tallentama sisältö: tuotteet, varastot, toimittajat, ostotilaukset ja muu liiketoimintadata, jonka Asiakasyritys syöttää Palveluun. Tämä voi sisältää yksittäisten yhteyshenkilöiden (esim. toimittajan yhteyshenkilö) nimiä ja yhteystietoja — ks. kohta 2.

4. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Tarkoitus	Oikeusperuste (GDPR 6 art.)
Tilin luominen ja Palvelun tarjoaminen (kirjautuminen, tuotteiden hallinta)	Sopimuksen täytäntöönpano (6.1.b)
Laskutus ja maksujen käsittely	Sopimuksen täytäntöönpano ja lakisääteinen velvoite (6.1.b, 6.1.c)
Palvelun tietoturva, väärinkäytösten esto ja toimintaloki ("kuka teki mitä")	Oikeutettu etu (6.1.f)
Virheiden seuranta ja Palvelun toiminnan varmistaminen	Oikeutettu etu (6.1.f)
Asiakastuki ja yhteydenottoihin vastaaminen	Sopimuksen täytäntöönpano / oikeutettu etu (6.1.b, 6.1.f)
Tuoteuutiset ja palvelutiedotteet olemassa oleville asiakkaille	Oikeutettu etu (6.1.f) — voit kieltäytyä milloin tahansa
Markkinointiviestit (jos olet antanut suostumuksen)	Suostumus (6.1.a)

5. Tietojen luovutukset ja käsittelijät (sivulliset)

Emme myy tai vuokraa henkilötietoja kolmansille osapuolille. Suurin osa Palvelun infrastruktuurista on Northdevlabin omaa: sähköpostin lähetys ja virheenseuranta toimivat Northdevlabin omalla palvelinympäristöllä, jonne ulkopuolisilla ei ole pääsyä — näiden osalta kyse ei ole tietojen luovutuksesta ulkopuoliselle. Palvelun tuottamiseen käytetään lisäksi muutamaa nimettyä ulkopuolista palveluntarjoajaa siinä laajuudessa kuin niiden tarjoama palvelu edellyttää, ja joiden kanssa on tai tullaan solmimaan GDPR 28 artiklan mukainen tietojenkäsittelysopimus:

Palveluntarjoaja	Käyttötarkoitus	Käsiteltävät tiedot
Sähköposti — oma SMTP-palvelin	Tapahtuma- ja vahvistussähköpostien lähetys (esim. rekisteröitymisvahvistus, tiimikutsu, salasanan palautus)	Nimi, sähköpostiosoite, viestin sisältö. Lähetys tapahtuu Northdevlabin omalla SMTP-palvelimella omassa palvelinympäristössä — ei ulkopuolista sähköpostipalveluntarjoajaa eikä ulkopuolista pääsyä.
Virheenseuranta — Sentry (itse ylläpidetty)	Sovelluksen virheiden ja häiriöiden havaitseminen ja korjaaminen	Tekninen virheloki, joka voi sisältää IP-osoitteen ja käyttäjätunnisteen. Sentry-instanssi sijaitsee Northdevlabin omalla palvelimella — ei ulkopuolista pääsyä.
Telegram Messenger	Sisäinen ilmoitus Northdevlabin ylläpidolle, kun Palveluun rekisteröityy uusi asiakas. Ilmoitus näkyy vain Northdevlabin omalle ylläpitotiimille.	Vain yrityksen nimi — ilmoitus ei sisällä omistajan nimeä, sähköpostia tai muita henkilötietoja.
Stripe (maksunvälittäjä)	Maksujen ja tilausten käsittely, kun laskutus on aktiivinen	Maksutapahtuman käsittelyyn tarvittavat tiedot käsittelee Stripe itse omilla palvelimillaan. Northdevlab ei tallenna maksukortin tietoja, vaan säilyttää ainoastaan tositteen maksun onnistumisesta tai epäonnistumisesta.
Kassajärjestelmäintegraatiot (esim. SumUp), jos Asiakasyritys ottaa käyttöön	Myyntitapahtumien ja varastosaldojen synkronointi Asiakasyrityksen oman kassan kanssa	Asiakasyrityksen omat myyntitapahtumatiedot — Asiakasyrityksen valinnasta riippuvainen integraatio
Hosting — Hetzner-konesali, Tuusula	Palvelun tekninen ylläpito ja tietojen säilytys	Kaikki Palveluun tallennettu data. Palvelimet sijaitsevat Hetznerin konesalissa Tuusulassa, Suomessa. Pääsy palvelimille on rajattu ainoastaan Northdevlabin omalle tiimille, hallintareitit ovat salasanasuojattuja ja arkaluonteiset tiedot on tallennettu salattuna (kryptattuna).

Voimme myös luovuttaa tietoja viranomaisille lakisääteisen velvoitteen niin edellyttäessä, esimerkiksi oikeuden päätöksen tai muun sitovan viranomaispyynnön perusteella.

6. Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Palvelun infrastruktuuri (palvelimet, sähköposti, virheenseuranta) sijaitsee kokonaan Northdevlabin omassa, Suomessa (Hetzner, Tuusula) sijaitsevassa palvelinympäristössä. Ainoa poikkeus koskee maksutapahtumia, jotka käsitellään Stripen hallinnoimilla palvelimilla; tältäkin osin Northdevlab tallentaa itse vain tositteen maksun onnistumisesta tai epäonnistumisesta, ei muita maksutietoja.

7. Säilytysaika

• Tilitiedot: säilytetään niin kauan kuin tili on aktiivinen. Tilin poistamisen jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan kohtuullisessa ajassa, ellei lainsäädäntö (esim. kirjanpitolaki) edellytä pidempää säilytystä.
• Toimintaloki: säilytetään tietoturva- ja väärinkäytösten selvittämistarkoituksessa rajoitetun ajan, jonka jälkeen vanhentuneet merkinnät poistetaan tai anonymisoidaan.
• Laskutustiedot: säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan (Suomessa lähtökohtaisesti 6 vuotta tilikauden päättymisestä).
• Varmuuskopiot: voivat säilyä tuotantojärjestelmää lyhyemmän, rajatun ajan teknisistä syistä ennen automaattista poistumista kierrosta.

8. Evästeet ja seuranta

Palvelu käyttää välttämättömiä evästeitä, jotka mahdollistavat kirjautumisen ja istunnon säilymisen (istuntoeväste) sekä suojaavat lomakkeita väärinkäytöksiä vastaan (CSRF-suojaus). Näitä evästeitä ei voi kytkeä pois, koska Palvelu ei toimi ilman niitä. Emme käytä kolmannen osapuolen markkinointi- tai seurantaevästeitä, ellei tästä selosteesta erikseen muuta ilmene tai olet niitä erikseen hyväksynyt.

9. Tietoturva

• Palvelimet sijaitsevat Hetznerin konesalissa Tuusulassa, Suomessa.
• Pääsy palvelimille on rajattu ainoastaan Northdevlabin omalle tiimille — ei ulkopuolisia toimittajia tai palveluntarjoajia palvelinympäristössä.
• Hallinta- ja ylläpitoreitit on suojattu salasanoin, ja arkaluonteiset tiedot on tallennettu salattuna (kryptattuna).
• Salasanat tallennetaan aina salattuna (hashattuna), ei koskaan selväkielisenä.
• Liikenne Palvelun ja selaimen välillä salataan (HTTPS/TLS).
• Käyttöoikeudet on rajattu käyttäjärooleilla (omistaja, ylläpitäjä, muokkaaja, katselija), ja Asiakasyritykset näkevät vain omat tietonsa.
• Ylläpidämme toimintalokia, jonka avulla mahdolliset väärinkäytökset voidaan jäljittää.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on GDPR:n mukaisesti oikeus:

• saada tietoa siitä, mitä henkilötietoja sinusta käsitellään (tarkastusoikeus);
• vaatia virheellisen tiedon oikaisua;
• vaatia tiedon poistamista ("oikeus tulla unohdetuksi"), ellei lainsäädäntö edellytä tietojen säilyttämistä;
• vaatia käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa;
• siirtää tietosi järjestelmästä toiseen (tietojen siirrettävyys), siltä osin kuin käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen ja on automatisoitua;
• vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella;
• peruuttaa antamasi suostumus milloin tahansa, esimerkiksi markkinointiviestien osalta;
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle — Suomessa tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi), jos katsot että tietojesi käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä.

Näiden oikeuksien käyttämiseksi ota yhteyttä osoitteeseen info@northdevlab.com. Jos pyyntösi koskee tietoja, joiden osalta Asiakasyritys on rekisterinpitäjä (ks. kohta 2), ohjaamme pyynnön kyseiselle Asiakasyritykselle, tai avustamme Asiakasyritystä pyyntöön vastaamisessa.

11. Muutokset tähän selosteeseen

Voimme päivittää tätä tietosuojaselosteeta esimerkiksi Palvelun kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa. Merkittävistä muutoksista pyrimme ilmoittamaan Palvelun käyttäjille etukäteen. Ajantasainen seloste on aina saatavilla tällä sivulla, ja sivun alalaidassa näkyy viimeisin päivityspäivä.

12. Yhteystiedot

Kaikki tietosuojaan liittyvät kysymykset, pyynnöt ja yhteydenotot:
Northdevlab
Sähköposti: info@northdevlab.com

---

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 10.10.2026.